Questa settimana parleremo del dott. Ugo e della segretaria Sofia, di quella volta che abbiamo iniziato a parlare di cosa vuol dire gestire un’agenda in maniera efficace.
Vi racconto questa storia di vita che magari vi sarà capitata anche a voi, o potrebbe capitarvi in futuro.
Un giorno ero in studio con il dott. Ugo, che mi fa notare che lui non sapeva come fare a gestire tutti quei pazienti che volevano essere messi in visita con lui e non con gli altri collaboratori.
Questo è uno dei problemi più frequenti che riscontro negli studi odontoiatrici, l’incapacità di delegare ad altri i nostri pazienti e non avere delle regole condivise con la segreteria.
In poche parole, Sofia (la segretaria) riempiva l’agenda del dott. Ugo e accettava che i pazienti decidessero loro, date, orari e da chi essere visitati, quindi il dott. Ugo aveva ormai appuntamenti fino all’anno successivo, mentre i suoi colleghi avevano un sacco di buchi. Ovviamente stavano iniziando anche le prime lamentele da parte loro…
Questo è uno degli errori più gravi che si possono commettere in uno studio odontoiatrico. Avere una poltrona che è satura per un anno mentre le altre lavorano con una programmazione con una visione settimana per settimana.
Cosa abbiamo fatto?
- Abbiamo iniziato a fare una programmazione mensile per ogni poltrona e una riunione settimanale (1 ora circa) con la segretaria Sofia, per vedere l’andamento e se le nostre previsioni venivano rispettate.
- Poi abbiamo creato un protocollo, sempre per Sofia, su come comunicare ai pazienti che da quel momento sarebbero stati visitati anche da altri odontoiatri. Valorizzando al meglio anche il loro lavoro!
Dopo 3 mesi i risultati ottenuti sono stati:
- Il dott. Ugo non era più stressato perché non aveva più quella sensazione di rischiare di perdere qualche paziente per strada.
- Applicando queste regole ha incrementato il fatturato del proprio studio di un buon 30 %… riuscendo pure a prendersi una giornata per lui e per la sua vita personale!
Un altro errore che commetteva la segretaria Sofia, nel compilare l’agenda era quello di riempire i buchi vuoti gli spazi non impegnati, con delle visite di controllo (non a programma), con le prime visite (non fatte pagare) e le urgenze “non urgenti” che non portavano a nulla e che potevano essere gestite meglio al telefono. Ma non avendo mai ricevuto direttive corrette e una formazione ad hoc… gestiva come le sembrava più corretto, generando difficoltà.
Infatti, il dott. Ugo si lamentava spesso di giornate perse a visitare pazienti che non portavano nulla e spesso erano fonte di perdita di tempo, di denaro e accumulo di stress.
Cosa abbiamo fatto?
Abbiamo creato i protocolli del benessere e del successo dello studio dentistico dott.Ugo, che lo hanno portato ad avere un’agenda ergonomica che genera produttività e benessere per lui e per il suo team!
Dopo un paio di mesi questa programmazione ha portato lo studio a non avere più lamentele da parte dei pazienti perché il dott. Ugo non aveva tempo e spazio, a gestire meglio le sedute senza essere sempre in ritardo o in affanno, più organizzazione in studio, collaboratori soddisfatti e contenti. Sembrerà strano ma applicando queste semplici regole lo studio ha acquisito anche un numero maggiore di nuovi pazienti, aumentato il fatturato e meno disdette degli appuntamenti.
Quindi se vi trovate nella situazione appena vista, un mio consiglio è quello di acquisire e applicare queste regole che hanno aiutato il dott. Ugo ad uscire da una situazione disastrosa fino a portarlo alla condizione di pieno benessere.
Bene vi aspetto ai prossimi articoli dove parleremo della gestione finanziaria e del controllo.
“…se caso mai non vi interessassero i nostri articoli …
buon pomeriggio, buona sera e buona notte!”…
(cit. The Truman Show)
Enrico Baletti
Fondatore Dentista Leader